En este artículo quiero explicar los motivos que me llevan a dejar de lado Trello para gestionar todos mis apuntes y listas con Notion.
No creo que Trello sea una mala herramienta, todo lo contrario, pero Notion me ha encandilado más. Su flexibilidad y dinamismo me han llevado a tomar esta decisión.
Lo que importa no es la herramienta, sino el sistema
Antes de empezar, quiero dejar claro que lo importante no son las herramientas que uses, sino tu sistema para llevar a buen término todo lo que quieres hacer. Da igual qué aplicaciones uses para organizar tus cosas. No te van a servir de nada si no tienes un sistema definido para llevar a cabo lo que quieres hacer.
Al final las herramientas son solo eso, herramientas. Si buscas en Google "herramientas de productividad" verás tropecientas mil páginas que hablan de diferentes herramientas o formas de escoger la mejor. Lo malo es que podemos caer en la trampa de perder muchas horas mirando, comparando y decidiendo qué herramientas usar. ¡MAL!
El primer paso es buscar un sistema de productividad que encaje con lo que queremos hacer. Entonces, y solo entonces, entendiendo el sistema, encontrar las aplicaciones que nos permitirán aplicarlo es coser y cantar.
Lo que puedes hacer con Notion
Mientras escribía este artículo iba a poner una sección titulada "Lo que no me gusta de Trello". Me quedé en blanco. Realmente no hay nada que no me guste de Trello, es una herramienta genial.
En vez de eso, prefiero destacar lo que más me gusta de Notion: su flexibilidad. Puedes hacer casi lo que quieras, tu imaginación pone el límite. Notion te permite crear muchos tipos de contenido diferente y combinar diferentes vistas en un solo sitio.
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Wiki: puedes crear una base de conocimiento y estructurar sus contenidos según te convenga.
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Paneles Kanban: ya sea para gestionar proyectos, usarlo como CRM o lo que sea.
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Calendarios: visualiza los hitos en una vista de calendario.
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Tablas: estructura contenido en formato tabulado.
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Listados: ya sea para los libros que quieres leerte o para la lista de la compra.
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Notas: puedes tomar notas desde cualquier lugar.
Destaco este listado, pero es posible hacer mucho más, como integrar contenido de otras aplicaciones, artículos para un blog, gestionar galerías de fotos...
¿Lo mejor de todo? Puedes combinar todo lo anterior. Por ejemplo, puedes tener una página para gestionar un proyecto donde por un lado tienes una vista Kanban con tu backlog y luego añadirle la vista de calendario para ver el desarrollo del mismo.
Ventajas e inconvenientes
Empiezo por lo malo. Lleva su tiempo ver todo lo que puedes hacer. La curva de aprendizaje es muy suave, pero hay tantas opciones para organizar el contenido que puede resultar abrumador según tus expectativas.
Otro inconveniente si tienes toda tu información en un solo sitio es que cuando falla... obviamente pierdes el acceso. Esto ya ha pasado en alguna ocasión, que por problemas técnicos de la infraestructura no era posible acceder a la aplicación. Evidentemente no es algo habitual, pero ya sabemos que puede pasar.
Ahora sigo con lo bueno. Como parte positiva también voy a decir lo de tenerlo todo junto en una sola aplicación. Es muy cómodo, para mi al menos, usar Notion como mi ubicación central para los datos que quiero guardar y tener acceso de forma rápida.
También quiero destacar su facilidad de uso. Aunque tenga muchas opciones el usuario medio se sentirá cómodo descubriéndolas poco a poco, ya sea explorando por su cuenta o mirando la documentación.
Además, a parte de la web hay aplicación para móvil y escritorio. No hay excusa para no llevar Notion encima contigo.
Finalmente, otra ventaja es que existe un directorio público de plantillas listas para empezar a usarlas. Hay de todo, desde plantillas para tomar notas a tableros para gestionar proyectos, pasando por paneles que te permiten tener un CRM.
Puedes empezar mirando las plantillas que hay en la web oficial. También puedes echar un ojo a este artículo de Xataca con 55 plantillas. La verdad es que si buscas en Google encontrarás muchísimas más. Tu también puedes compartir lo que construyas con la comunidad.
Cómo uso Notion
En Notion organizas tus cosas a través de páginas. En cada página puedes tener vistas y/o más subpáginas. De ti depende cómo estructures este árbol de contenidos. Yo tengo estas:
Formación: tablero kanban en el que organizo los artículos que tengo pendientes de mirar, los libros que estoy leyendo, los cursos que estoy haciendo o pendientes para más adelante, charlas y webinars que quiero ver, repositorios de GitHub que consulto de forma habitual y artículos que tengo como referencia para consultar de vez en cuando.
Notas: listado de notas que tomo de libros o cursos, además de otras cosas chorra como películas que quiero ver o notas rápidas que tomar en un momento dado.
Ideas blog: desde aquí controlo ideas para posibles artículos y la redacción de los mismos que tengo a medias.
Proyectos: aquí meto todas las páginas con tableros Kanban de los side projects que llevo a cabo o ideas que se me ocurren para posibles futuros proyectos.
Objetivos anuales: aunque los revise cada 3 o 4 meses y haga cambios, me gusta tener controlado los objetivos que quiero cumplir durante el año.
Realmente podría haber seguido usando Trello para gestionar todo esto, pero me gusta poder aprovechar las diferentes vistas que ofrece Notion y que no todo sea un tablero Kanban o un calendario.
Recuerda que como he dicho más arriba, lo importante no son las herramientas que uses, sino el sistema que apliques. Yo, personalmente, he hecho este cambio porque creo que Notion se adapta un poco mejor que Trello a mi forma de organizar las tareas. Cualquier herramienta que te permita avanzar hacia tus objetivos, es buena.